Hoe organiseer ik de beste zakelijke bijeenkomst? Belangrijke tips voor selectie en briefing van (gast) sprekers en dagvoorzitter!

U wil van uw (zakelijke) bijeenkomst uiteraard een groot succes maken. Uw publiek verlaat na afloop de zaal goed geïnformeerd, geamuseerd en zeker niet geïrriteerd!

Hoe krijgt u dat voor elkaar? Door een goede voorbereiding en briefing van uw (gast) sprekers en dagvoorzitter.

Tip 1 – doel van de bijeenkomst

Zorg dat voor uzelf en uw sprekers heel duidelijk is wat het doel is van de bijeenkomst, wat wil u bereiken? Waarom hebt u voor hen gekozen? Kies een helder overkoepelend thema dat aansluit bij het gekozen doel. In een voorgesprek bespreekt u met uw sprekers op welke manier hun verhaal aansluit bij uw doel en thema.

Tip 2 – selectie van sprekers

Sprekers zijn er in alle vormen en maten. Er zijn mensen met een geweldig verhaal, maar met weinig podiumervaring. Ook zijn er mensen met veel podiumervaring maar niet per se het beste verhaal dat goed aansluit bij het doel van uw bijeenkomst. Idealiter kiest u voor sprekers met het beste verhaal die goed in staat zijn om dit te vertellen.

Toch hoeft niet iedereen die aan het woord komt een geboren podiumdier te zijn.  Heeft iemand nog niet veel podiumervaring, zorg voor goede begeleiding! Een goede en gedegen voorbereiding kan het verschil zijn tussen een pakkende en boeiende spreekbeurt; en een ‘gemiste kans’.

Daar tegenover staan de sprekers die zeer geregeld op het podium staan. Het gevaar is dat zij met een standaardverhaal komen dat niet goed aansluit bij uw bijeenkomst. Zorg er voor dat ook zij precies weten wat u van ze verwacht.

Tip 3 – geef sprekers beperkt tijd

Als bezoeker van een evenement wil ik liever dat ik na afloop van een verhaal denk: “Wat jammer, dat had best nog wat langer mogen duren” dan dat ik denk: “Volgens mij was het punt al na tien minuten gemaakt en het laatste half uur was een herhaling van zetten”. Kortom: niets ergers dan een spreker die veel te lang doorgaat.

De meeste verhalen zijn in 15 a 20 minuten wel te vertellen. Daarom duren TED-talks ook nooit langer dan dat. U moet hele goede redenen hebben om een spreker langere spreektijd te geven. Bijvoorbeeld omdat iemand ontzettend veel ervaring heeft, of een geweldig verhaal waarvan in de voorbereiding bleek dat het toch iets meer tijd nodig had. Niet iedere spreker hoeft precies evenveel spreektijd te krijgen.

Maak vooraf aan uw sprekers duidelijk hoeveel minuten ze welkom zijn op het podium, en dat uw dagvoorzitter ze vriendelijk zal onderbreken op het moment dat ze hun maximale spreektijd overschrijden.

Tip 4 – aftelklok

Omdat het echt heel belangrijk is dat sprekers niet te lang aan het woord zijn: zorg dat er op het podium een aftelklok staat waarop de sprekers kunnen zien hoe lang ze nog de tijd hebben.

Tip 5 – afwisseling

Zorg dat u bij het maken van de indeling van de dag een mooie mix maakt waarin u mensen met veel podiumervaring afwisselt met mensen met minder ervaring. Zorg dat u korte en langere spreekbeurten afwisselt. Sprekers die gebruik maken van Powerpoint afwisselt met sprekers die het zonder visuele ondersteuning doen. Een grappige spreker gevolgd door een serieuze spreker. Een interactieve spreker gevolgd door iemand die minder interactie doet met de zaal. Een man gevolgd door een vrouw. Plan ook zeker voldoende pauzes in. Op die manier zorgt u dat de bijeenkomst niet voorspelbaar of eentonig gaat aanvoelen.

Tip 6 – goede briefing dagvoorzitter

Uw dagvoorzitter is op de dag van uw evenement de spin in het web die ervoor moet zorgen dat alles dat u vooraf bedacht heeft goed samenkomt. Hij is ook degene die het moet opvangen als dingen anders verlopen dan vooraf verwacht. Hij is degene die meer moet doen dan alleen maar sprekers aan en afkondigen: hij moet van uw bijeenkomst één soepel geheel maken.  Tijdens de spreekbeurten luistert hij naar de sprekers, en mocht er iets na afloop van een verhaal toch niet helemaal duidelijk zijn stelt hij na afloop nog even een vervolgvraag die alles verduidelijkt.

Het is cruciaal dat uw dagvoorzitter precies weet wat u van de dag verwacht, wat u van de sprekers verwacht en wat er met ze is afgesproken.

Lever hem ook informatie aan waarmee hij de sprekers op een fijne manier kan aankondigen (niet door alleen maar cv’s en wikipedia informatie over de sprekers te geven, of dezelfde tekst die in het dagprogramma van uw evenement staat).  Zet in twee regels per spreker op papier waarom u zo blij bent dat hij of zij bereid is om op uw evenement te komen spreken. Daar kan uw dagvoorzitter vervolgens een mooie aankondiging van maken.

Tip 7 – zorg dat iedereen er op tijd is

Maak een helder draaiboek met een realistische planning. Zorg dat uw dagvoorzitter en sprekers ruim op tijd aanwezig zijn zodat ze vooraf nog even persoonlijk kennis kunnen maken. Zorg ook dat er in uw draaiboek voldoende tijd is tussen de sprekers door, waarin de dagvoorzitter interactie kan hebben met de zaal, kan reageren op de vorige spreker en kan toepraten naar de volgende spreker.

Heel veel succes!!

Marc de Hond – ‘dagvoorzitter des vaderlands’